Persondataforordning for arkivet

 

Fortegnelse over behandlingsaktiviter i:
Solbjerg og Omegns lokalhistoriske Arkiv, Kærgårdsvej 4, 8355 Solbjerg.

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 16. marts 2019

1. Foreningens dataansvarlige

 

Følgende

Lis Hauerslev mail.: fam.hauerslev@live.dk

Jørgen Aaboe Christensen, mail: jaachr@mail.dk

 

2. Hvorfor behandler vi personoplysninger ·        Varetagelse af de frivillige medarbejderes og leders forhold, herunder kommunikation, tavshedserklæring m.m.

·        Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen eller andre aktører. Tilmelding til kurser, møder m.m.

·        Udbetaling af honorar og godtgørelser, samt skatteindberetning herfor.

·        Modtager personoplysninger via indleverede arkivalier (dokumenter, lyd, film og billeder) til arkivet

 

3. Hvilke personoplysninger behandler vi Almindelige personoplysninger:

·        Navn, stilling, adresse

·        Mailadresse, telefon

Følsomme personoplysninger:

·        CPR nr.

 

4. Hvem behandler vi oplysninger om. Vi behandler oplysninger om følgende kategorier af personer:

·        Arkivleder

·        Frivillige

·        Givere i forbindelse med aflevering af arkivalier

 

5. Hvem videregiver vi oplysningerne til ·        Vi videregiver almindelige og følsomme personoplysninger om frivillige og arkivleder til Aarhus Kommune i forbindelse med udbetaling af honorar og godtgørelsen

·        Vi videregiver almindelige personoplysninger til kursusarrangører ved tilmelding.

·        Givere af arkivalier registreres i Arkibas

 

6. Hvornår sletter vi personoplysninger, vi har modtaget ·        Vi opbevarer almindelige personoplysninger på frivillige medarbejdere indtil ophør på arkivet, det samme for arkivleder. Tavshedserklæring slettes ikke.

·        Almindelige personoplysninger på givere af arkivalier opbevares i ringbind efter årstal og slettes ikke. de er desuden registreret elektronisk i Arkibas, hvilket betyder at de ikke er offentligt tilgængelige, ligger på ekstern harddisk og slettes ikke.

·        CPR-nummer på arkivalier overstreges, eller klausuleres i 50 år fra modtagelsen.

·        CPR-nummer indeholdt i arkivets bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

 

 

7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger ·        Vi opbevarer alle personoplysninger på arkivets PC. på kontorerne som er aflåst og beskyttet af password som kun Lis Hauerslev og Jørgen Christensen kender til. Tavshedserklæringer opbevares i ringbind i aflåst boks.

 

·        Vi har password på vores computer og mobile enheder, som kun de frivillige kender til.

 

·        Almindelige personoplysninger om givere opbevares i ringbind på aflåst kontor. De er desuden registreret elektronisk i Arkibas, hvilket betyder at de ikke er offentligt tilgængelige, ligger på ekstern harddisk og slettes ikke.

 

·        Almindelige personoplysninger indeholdt i arkivalier opbevares i arkivmapper/æsker i aflåst skab/lokale. De er desuden registreret elektronisk i Arkibas, med mulighed for offentligt tilgængelige på Arkiv.dk.

·        Følsomme personoplysninger registreres i Arkibas med ikke med mulighed for offentligt tilgængeligt på Arkiv.dk. Materialet angives som klausuleret.

 

 

8. Hvordan lever vi op til lovens krav om datasikkerhed. Hvad gør vi hvis der opstår et brud eller vores data og systemer bliver hacket. ·        Vi kontakter Datatilsynet og evt. politiet, hvis alle eller nogle af personoplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret.

·        Ansvaret for datasikkerhed på personoplysninger på ekstern server, ligger hos leverandøren af registreringssystemet Arkibas A/S samt Arkiv.dk

 

9. Hvordan beskytter og vedligeholder vi de persondata, vi har i vores IT-systemer?

 

·        Arkivets Pc’er vedligeholdes med sikkerhedsprogrammer og opdateringer. manuelt

·        Der er password på alle Pc’er

·        Vi anvender ikke oplysningerne til andre formål, end de formål som de oprindeligt blev indsamlet til.

·        Arkivets Pc’er anvendes udelukkende af medarbejdere.

 

10. Publicering af erindringer og billeder på hjemmesiden

www.Egnsarkivetsolbjerg.dk

·        Erindringer med almindelige personoplysninger, der er afleveret til arkivet og skrevet før 1950 publiceres uden forfatters udtrykkelige tilladelse.

·        Erindringer med personoplysninger efter 1950 publiceres med tilladelse fra forfatter/ophavsretshaver.

·        Portrætbilleder afleveret til arkivet før 1970 kan publiceres. Portrætbilleder efter 1970 kan publiceres med tilladelse af ophavsretshaver.

·        Situationsbilleder i det offentlige rum d.v.s udendørs eller på et offentlig tilgængeligt sted kan publiceres med enkelte undtagelser fx billeder af ulykker eller krænkende adfærd. Ved indendørs optagelser afhænger det af den konkrete situation. Billeder indendørs må ikke uden tilladelse være optaget i forretning, bank, restaurant eller lignende.

·        Klassebilleder/konfirmationsbilleder før 1970 kan publiceres. Efter 1970 kræver det godkendelse fra alle på billedet.

·        Pressebilleder – efter aftale med CopyDan kan op til ti billeder publiceres på hjemmesiden. Alle billeder, hvor fotografen har indgået aftale med CopyDan, kan offentliggøres på Arkiv.dk

 

·        For billeder og erindringer afleveret efter 26.maj 2018 skal giver underskrive erklæring om ophavsret og arkivets ret til arkivaliernes anvendelse. Giver skal være over 18 år. Under 18 år kræves forældres/værges accept.

 

11. Publicering af arkivalier (dokumenter, erindringer, lyd, film og billeder) på Arkiv.dk. ·        Erindringer/personlige dokumenter med personoplysninger, der er afleveret til

arkivet og skrevet før 1950 publiceres uden forfatters udtrykkelige tilladelse.

·        Erindringer med personoplysninger/dokumenter efter 1950 publiceres med tilladelse

fra forfatter/ophavsretshaver. CPR.nr. publiceres aldrig

·        Portrætbilleder afleveret til arkivet og før 1970 kan publiceres.

·        Portrætbilleder efter 1970 kan publiceres med tilladelse. Arkivet kan på Arkiv.dk oplyse, at billedet haves men ikke vises elektronisk.

·        Situationsbilleder i det offentlige rum dvs. udendørs eller på et offentlig tilgængeligt sted kan publiceres med enkelte undtagelser fx ulykker. Billedet må ikke kunne anses for at være krænkende. Arkivet kan på Arkiv.dk oplyse, at billedet haves men ikke vises elektronisk.

·        Klassebilleder/konfirmationsbilleder før 1970 kan publiceres. Efter 1970 kræver det

godkendelse fra alle på billedet. Arkivet kan på Arkiv.dk oplyse, at billedet haves men

ikke vises elektronisk.

·        Pressebilleder kan vises på Arkiv.dk efter aftale med CopyDan. Nogle få pressefotografer har ikke indgået aftale. Arkivet kan på Arkiv.dk oplyse, at billedet haves men ikke vises elektronisk. For lyd og film gælder samme forhold som for billeder.

·        Ophavsretshaver/giver skal efter 26. maj 2018 giver skriftlig tilladelse til publicering på Arkiv.dk. Giver skal være over 18 år. Under 18 år kræves forældres/værges accept.