Foreningens vedtægter

VEDTÆGTER FOR STØTTEFORENINGEN FOR DET LOKALHISTORISKE ARKIV I SOLBJERG

1. Foreningens navn er ”Støtteforeningen for det lokalhistoriske arkiv i Solbjerg”. Foreningens arbejdsområde udgør Tiset, Astrup, Tulstrup og Hvilsted sogne.

2. Støtteforeningen vil arbejde for at Egnsarkivet og dets materiale altid skal forblive i lokalområdet. l øvrigt har foreningen til formål at fremme interessen for Solbjerg og omegns’ historie ved indsamling og opbevaring af arkivalier, billeder, båndoptagelser, film og lign. Det kan ske ved at arrangere møder, udflugter og lignende i samarbejde med det lokalhistoriske arkiv “Egnsarkivet”.

3. Foreningen kan af sine midler yde støtte til Egnsarkivets aktiviteter, f.eks. ved at betale materialeanskaffelser, kopieringer og lignede i den udstrækning disse ting ikke kan finansieres af Aarhus kommunes biblioteker.

4. Støtteforeningen kan påtage sig at formidle publicering af arkivets materiale på vilkår, der aftales nærmere i hvert enkelt tilfælde, således ved at skabe baggrund for udgivelse af egnshistoriske arkiver. Som f.eks. at udgive hæfter af historisk interesse, der er skrevet om de fire sogne.

5. Støtteforeningen respekterer, at arkivlederen er ansat af Aarhus kommunes biblioteker eller arkivet ledes kollektivt af medarbejderne. Den/de er således ansvarlig for det daglige arbejde over for arkivudvalget. Det forudsættes, at Støtteforeningens bestyrelse aktivt arbejder for et godt samarbejde mellem den til enhver tid værende ledelse af arkivet og det lokalsamfund, som arkivet dækker. En medarbejder fra arkivet deltager i bestyrelsesmøderne for at styrke samarbejdet, og de kan til enhver tid indbyde repræsentanter fra biblioteksvæsnet

6. Som medlem af foreningen kan optages enhver person, der kan godtage foreningens målsætning. Medlemmer betaler et årligt kontingent, der fastsættes på generalforsamlingen.

7. Ordinær generalforsamling holdes i april. Indvarsling skal ske gennem Solbjerg Nu senest 14 dage før afholdelsen. På generalforsamlingen vælges en bestyrelse på mindst 5 og højst 7 medlemmer. Hhv. 2(3) og 3(4) medlemmer på valg med mindst antal i lige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, sekretær og kassere. Bestyrelsen skal være fuldtallig ved konstituering. Der vælges desuden 2 suppleanter, en revisor og en revisorsuppleant.

8. Dagsordenen for generalforsamlingen skal Indeholde: Beretning fra bestyrelsen, ved bestyrelsens formand. Regnskab ved kassereren, beretning om arbejdet på arkivet ved en arkivmedarbejderne, valg og eventuelt. Regnskabsåret følger kalenderåret.

9. Formanden og kassereren tegner hver for sig foreningen udadtil økonomisk. Ved udbetalinger af større beløb orienteres bestyrelsen forlods.

10. Bestyrelsesmøde holdes 2-4 gange om året, evt. flere efter behov

11. Ændring af støtteforeningens vedtægter sker med almindeligt flertal på en generalforsamling, når ændring er varslet samtidig med indkaldelsen.

12. Støtteforeningens eventuelle nedlæggelse kan ske med almindeligt flertal på en generalforsamling og efter møde med arkivlederen eller en repræsentant for arkivets medarbejdere. l tilfælde af nedlæggelse tilfalder foreningens midler Det lokalhistoriske arkiv i Solbjerg.

Godkendt på generalforsamling den 12-4-2016.